Wiederkehrende Rechnungen in bexio automatisieren: der vollständige Leitfaden

Wer in bexio regelmässig dieselbe Rechnung an dieselben Kunden stellt – ob Wartungsvertrag, Abo, Miete oder Mitgliedschaft – kennt das Problem: bexio hilft dabei, wiederkehrende Aufträge anzulegen, aber bis daraus tatsächlich eine verschickte, bezahlte und verbuchte Rechnung wird, bleibt oft manuelle Arbeit übrig. Dieser Leitfaden zeigt, was bexio bereits automatisiert, wo die Lücke liegt und wie du sie schliesst.

Was bexio bei wiederkehrenden Rechnungen bereits kann

bexio bietet die Möglichkeit, wiederkehrende Aufträge (Abonnements) anzulegen: du definierst einmal Kunde, Position und Intervall, und bexio erinnert dich daran oder legt die Folgeaufträge an. Das ist die Grundlage – aber je nach Konfiguration braucht es für die eigentliche Rechnungsstellung, den Versand an den Kunden und das Nachverfolgen der Zahlung weiterhin manuelle Schritte.

Wo der manuelle Aufwand typischerweise bleibt

Bei den meisten KMU, die wir kennen, sieht der wiederkehrende Ablauf für jede einzelne Abo-Rechnung ungefähr so aus: Am Monatsanfang prüft jemand, welche Abos fällig sind, öffnet die entsprechenden Aufträge, wandelt sie in Rechnungen um, verschickt jede einzeln per E-Mail, trägt sich einen Reminder ein, um in zwei Wochen zu prüfen, ob bezahlt wurde, und schreibt bei Bedarf eine Zahlungserinnerung von Hand. Bei fünf Kunden ist das eine halbe Stunde im Monat. Bei fünfzig ist es ein halber Tag – jeden Monat wieder, mit steigendem Fehlerrisiko, sobald jemand eine Rechnung vergisst.

Was echte Automatisierung zusätzlich übernimmt

Ein Tool wie reBill setzt genau an dieser Stelle an und übernimmt die Schritte, die nach dem Anlegen des wiederkehrenden Auftrags noch offen sind: Die Rechnung wird zum definierten Zeitpunkt automatisch aus bexio erzeugt und direkt an den Kunden verschickt, ohne dass jemand daran denken muss. Der Zahlungseingang wird automatisch abgeglichen, und wenn eine Rechnung nach Fälligkeit noch offen ist, geht automatisch eine Zahlungserinnerung raus – ohne dass du die Liste manuell durchgehen musst. Da reBill direkt mit bexio verbunden ist, landen Rechnungen und Buchungen ohne Doppelerfassung in deiner Buchhaltung.

Für wen sich das lohnt

Automatisierte wiederkehrende Rechnungen lohnen sich besonders für Wartungsverträge und Servicepauschalen, SaaS- und Software-Abos, Vereins- und Mitgliedschaftsbeiträge sowie Miet- und Leasingverhältnisse mit fixem Intervall. Grundsätzlich gilt: sobald du mehr als eine Handvoll Kunden mit demselben Rechnungsintervall hast, rechnet sich die Automatisierung ab dem ersten Monat an eingesparter Zeit.

So fängst du an

reBill lässt sich direkt mit deinem bestehenden bexio-Konto verbinden, ohne dass du deine Buchhaltung umstellen musst. Du kannst es 30 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte testen und danach zwischen einem Starter-Plan (bis 20 Rechnungen/Monat) und einem Pro-Plan (unlimitiert) wählen.