"Rechnungen automatisieren" klingt nach einem Thema für grosse Unternehmen mit eigener IT-Abteilung. In der Praxis ist es für kleine und mittlere Schweizer Betriebe oft der schnellste Weg, wiederkehrende Administrationsarbeit spürbar zu reduzieren – wenn man weiss, worauf es ankommt.
Nicht jede Rechnung profitiert gleich stark von Automatisierung. Den grössten Effekt gibt es bei Rechnungen, die sich inhaltlich wiederholen und in einem festen Rhythmus fällig werden – etwa monatliche Abos, Wartungsverträge, Mitgliedsbeiträge oder Mietzahlungen. Bei stark individuellen Einzelrechnungen mit wechselndem Inhalt bringt Automatisierung dagegen wenig, dort zählt eher eine schnelle, einfache manuelle Erstellung.
Wer prüft, ob ein Tool "Rechnungen automatisieren" tatsächlich hält, was der Name verspricht, sollte auf drei Bausteine achten. Erstens die automatische Erstellung und den automatischen Versand zum richtigen Zeitpunkt, ohne dass jemand manuell auf "senden" klicken muss. Zweitens den automatischen Zahlungsabgleich: das System sollte selbst erkennen, ob eine Rechnung bezahlt wurde, und bei Verzug automatisch eine Erinnerung verschicken. Drittens die Anbindung an die bestehende Buchhaltung, damit nichts doppelt erfasst werden muss und die Zahlen am Ende stimmen.
Bei einem Tool, das Kundendaten und Zahlungsinformationen verarbeitet, sind zwei Punkte für Schweizer Unternehmen besonders relevant: Hosting-Standort und Datenschutz. Viele internationale Rechnungstools verarbeiten Daten ausserhalb der Schweiz oder EU, was für Betriebe mit Schweizer Kundschaft und Schweizer Datenschutzanforderungen nicht immer passt. Ein Hosting in der Schweiz mit entsprechender Datenschutz-Compliance ist deshalb ein Kriterium, das bei der Auswahl mitgeprüft werden sollte, nicht nur der Funktionsumfang.
Der Umstieg auf automatisierte Rechnungsstellung muss kein Projekt sein, das Wochen dauert. Wenn ein Tool direkt an eine bestehende Buchhaltungslösung wie bexio andockt, lassen sich bereits vorhandene Kunden und Positionen übernehmen, ohne dass Daten neu erfasst werden müssen. In der Regel reicht es, die bestehenden wiederkehrenden Kunden einmal zu hinterlegen, das Intervall zu bestätigen und den automatischen Versand zu aktivieren – danach läuft der Prozess ohne weiteres Zutun.
reBill ist für Schweizer KMU gebaut, die bereits mit bexio arbeiten. Es übernimmt automatische Rechnungserstellung, Versand, Zahlungsabgleich und Mahnwesen, verbucht alles direkt in bexio und wird in der Schweiz gehostet. Der Einstieg ist 30 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte möglich, danach stehen ein Starter-Plan (bis 20 Rechnungen/Monat) und ein Pro-Plan (unlimitiert) zur Wahl.
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